Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento que contiene la información, los responsables y las actividades a realizar en una fase, autoriza formalmente el comienzo de un proyecto y debe ser emitido por una gerencia de alto nivel de la organización de la empresa o institución.

Esta otorga a las personas o entes encargados de la ejecución del proyecto la autoridad para aplicar los recursos para la realización de las actividades, autorizados por alguien externo al proyecto, ejemplo un patrocinador, en función de las necesidades internas de la empresa o institución.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto comprende un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas con objetivos específicos alcanzados en el marco de los límites establecidos por un presupuesto, calidad esperada y tiempo de ejecución definido.

¿Qué debe contener el Acta de Constitución del Proyecto?

De acuerdo al proyecto a realizar, la metodología a utilizar y la institución donde se realiza. Ejemplo: los aspectos que poseen el acta de constitución de proyecto de tecnologías de la información son los siguientes:

- Nombre del proyecto.

- Descripción del proyecto.

- Integrantes del proyecto con el rol que realiza cada uno.

- Alcance del proyecto.

- Antecedentes: allí se describe la situación actual que presenta el proyecto. Ejemplo: legales, tecnológicos, etc.

- Objetivos del proyecto.

- Límites del proyecto.

- Necesidad que abarca el proyecto, por ejemplo: demanda de mercado, necesidad de negocio, avance tecnológico, requisito legal, mejora de la imagen, mejora de procesos interno, solicitud de un usuario.

- Requerimientos del producto final de proyecto.

- Identificación de los usuarios: allí se especifica los nombres y apellidos del usuario, iniciales y rol que desempeña.

- Requerimiento de los usuarios indicando de acuerdo al valor de importancia los requerimientos, quien los solicita y cuál es la importancia: A: alta, M: mediano y B: bajo.

- Criterio de aceptación de los usuarios señalando quien lo entrega, la descripción y el criterio de aprobación.

- Entregables principales: con la documentación que sustenta las diferentes fases definidas: entregables parciales, revisor, fecha de compromiso. Entregables finales, revisor y fecha de compromiso. Además, debe incluir los Medios de aprobación.

- Contribución del proyecto este contiene el objetivo estratégico general y el específico.

- Relación con otros proyectos.

- Restricciones y supuestos incluye fechas límite, supuestos organizacionales y supuestos de equipo.

- Costos y recursos estimados: aquí se define el costo estimado del proyecto. Describiendo donde se va administrar el dinero, la cantidad, los números de días y el costo total.

- Riesgos iniciales: en esta sección se define los riesgos iniciales del proyecto.

- Control de versiones: indica quien los prepara, lo revisa, la versión y fecha de revisión.

Ejemplo de Acta de Constitución del Proyecto, en la Universidad de Piura:

De acuerdo al programa de estudio debe comprender la siguiente información:

- Nombres del director del proyecto, equipo del proyecto.

- Nombre del proyecto.

- Objetos de proyecto o justificación.

- Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados.

- Requerimientos de alto nivel.

- Descripción del proyecto a alto nivel.

- Riesgos a alto nivel.

- Resumen del presupuesto.

- Requerimientos de aprobación del proyecto.

- Asignación de Project Manager, responsabilidad y nivel de autoridad.

- Nombre y autoridad del sponsor u otras personas que autorizan el acta de constitución del proyecto.

- Fecha de inicio y culminación del proyecto.

Importante

Al desarrollar el acta de constitución del proyecto, se relaciona principalmente con la documentación de las necesidades de negocio, la justificación de proyecto, la comprensión efectiva de los requisitos del cliente y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos.